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如何开好周例会【华孚培训资料】_图文


课程收益
1.? 掌握高效会议的流程 2.? 掌握华孚会议管理的原则

课程目录

一、为什么要开会?

二、高效会议的流程

讨论:为什么要开会?
解决工作问题  状况信息沟通 

行动方案决策 

会议是指两个或两个以上的人(其中一个为主 持人),为发挥特定功能而进行的一种面对面的 多向沟通。其特定功能,即指下列五项功能中 的某一项或某几项:
n??提供信息 n??汇集信息 n??解决问题 n??宣传政策 n??培育训练

会议这种群体沟通的方式,是一个集思广益的 渠道,通过开会可以达到如下目的:
n??开展有效的沟通 n??传达资讯 n??监督员工、协调矛盾 n??达成协议与解决问题 n??资源共享 n??开发创意 n??激励士气 n??巩固经理人的地位

课程目录

一、为什么要开会?

二、高效会议的流程

高效会议的流程

Plan 会前准备 
?? 策划会议议程 ?? 筛选参会人员 ?? 会议行政安排 ?? 发送会议通知

Do 会中控制 
?? 宣布会议规则 ?? 恰当扮演角色 ?? 控制议程进度 ?? 推动达成决议

Review 会后跟进 
?? 迅速总结评估 ?? 发送会议纪要 ?? 立即行动跟进 ?? 持续改进会议

会前准备-策划议程的?几点建议
目标 期望 成果
Agenda

?? 明确会议要达到的目标 ?? 让与会者可提前了解对会议的观点; ?? 鼓励与会者提出他们会议期望值,必要时调整议程 ?? 了解团队目前的状态形势 ?? 设法增加有效的工作方法与流程 ?? 有助于理解沟通或是清除障碍 ?? 提升倾听与相互理解水平 ?? 将关注点转化为实际的行动 ?? 确保会议技能的提高 ?? 在会议开始前就考虑行动方案 ?? 确保大家关注行动与产出而不是问题 ?? 强调个人行动的责任 ?? 增强改善的意愿 ?? 设定行动节奏

议 程 
利益 与 关注

? ? 目标  ? ? 期望成果  ? ? 利益关注点  ? ? ? 后续行动  ? ? 回顾期望值  ? ? 重复PDR 

后续 行动

重复上述步骤,坚持Plan->Do->Review流程

高效会议的流程

Plan 会前准备 
?? 策划会议议程 ?? 筛选参会人员 ?? 会议行政安排 ?? 发送会议通知

Do 会中控制 
?? 宣布会议规则 ?? 恰当扮演角色 ?? 控制议程进度 ?? 推动达成决议

Review 会后跟进 
?? 迅速总结评估 ?? 发送会议纪要 ?? 立即行动跟进 ?? 持续改进会议

会中控制-?高效会议的?行为规则

状态 ?? 按时开始结束,尤其是在中间短暂休息 以后 ?? 事先声明约束性条件 ?? 就如何处理争议达成共识 ?? 尊重相互之间发表观点的权利 ?? 突出重点,如果较复杂就先解释再总结 ?? 聚焦议程内的问题,非议程内的记录下 来,不讨论 

当 
?? 开小会

不应当 
?? 同时1个以上的讨论对话 ?? 长时间的1对1讨论 ?? 扔“手榴弹”,比如与会议无关的个人 观点 ?? 讨论临时想到的话题,除非对会议原目 标有直接产出 ?? 直接评论特别是批评别人提出的观点 ?? 没有人对每个内容进行总结并确定行动 方案 

?? 关闭或不携带手机,至少应放置在静音

恰当扮演?自?己的?角?色-领导者
参与者

领导者
推动者

负责整个会议,设定会议内容与产出 ?? 确认与会者名单; ?? 提供支持、信息和资源; ?? 营造氛围; ?? 鼓励创意; ?? 作出决定; ?? 需要认真充分的准备、参与并影响会议; ?? 为会议设定合理的较高期望值; ?? 在会议中多使用“我们”而非“我”; ?? 提醒团队任务的重要性。

恰当扮演?自?己的?角?色-推动者
参与者

领导者

推动者

负责控制会议的程序与进度 ?? 坚持实施会议的议程; ?? 适当“管理”与会者的行为 ?? 确保与会者处在“安全”状态; ?? 记录团队的建议与决议; ?? 时间控制; ?? 必要时把大家带回正题; ?? 协助归纳和澄清观点; ?? 协助达成会议成效; ?? 提供反馈。

恰当扮演?自?己的?角?色-参与者
参与者
负责积极的为会议贡献“输入” ?? 事先了解会议议程与目标; ?? 了解会议背景,搜集有用的信息; ?? 积极倾听; ?? 积极提供观点与建议; ?? 遵守会议议程与规则; ?? 恰当的与会“行为”; ?? 承诺并履行安排的任务。

领导者
推动者

会中控制-控制议程进度
TIPS:用好会议白板 
–? 帮助团队讨论聚焦 –? 即时记录会议内容与要点 –? 鼓励参与 –? “共有”观点 –? 增进成就感

严格按议程 控制进程 

会中控制-会议主持?人规则
高效的会议离不开优秀的会议主持人的会中控制,会议主 持人的10大规则如下:
1.? 准时到场,按时开始。 2.? 正确开场并引入日程表。 3.? 制定规则。 4.? 确保发言全面。 5.? 保持讨论不离题。 6.? 看表,提醒人们注意时间。 7.? 通常要时不时地进行清楚简要的总结。 8.? 确保决定正确地做出,并得到同意。 9.? 应付扰乱、感情激动性事件。 10.? 总结并确定后续行动。

会中控制-会议主持?人控场技巧
开场 白  总结 行动  澄清 观点 

推动 决策 

展开 讨论 

高效会议的流程

Plan 会前准备 
?? 策划会议议程 ?? 筛选参会人员 ?? 会议行政安排 ?? 发送会议通知

Do 会中控制 
?? 宣布会议规则 ?? 恰当扮演角色 ?? 控制议程进度 ?? 推动达成决议

Review 会后跟进 
?? 迅速总结评估 ?? 发送会议纪要 ?? 立即行动跟进 ?? 持续改进会议

会后跟进-会议纪要的书写规范
n?? 会议纪要格式:要求使用公司统一格式。(详?见:华孚 会议管理程序) n?? 会议纪要正文:
?? 要求对会议整体情况作简明扼要的描述,会议过程只能简单描述, 与会人员发言、讨论过程不必一一罗列; ?? 对会议作出的决定决议、布置工作要进行正确描述,明确干什么、 什么时间干、谁去干、谁配合、资源配套、注意事项等; ?? 会议纪要语言要通俗易懂、简明扼要,用词要准确规范、符合行业 约定俗称的要求



会后跟进-持续改进会议
成功会议不是偶然的,必须具备4大关键因素: n?? 严格执行纪律 ?鼓励积极与符合准则的会议?行为 n?? 有效履行角色 有会议主持,并且所有与会成员均有清晰的?角?色与职责 n?? 充分酝酿议程 明确的内容、确切的时间?长度以及负责?人 n?? 持续优化循环 会前准备、会中控制、会后跟进

讨论:会议效率不?高的原因?

总结:会议效率不?高的原因
会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中, 有3种原因是会议的“致命伤”,需要格外警惕。这3种原 因是:主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。

附表: 会议效率不高的原因及具体表现?


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