fccjxxw.com
非常超级学习网 学习超级帮手
当前位置:首页 >> 社会学 >>

关于接待境外经贸代表团的方案


关于接待境外经贸代表团的方案
09 中文 2 班 朱慧芸 王琰 魏雨露 徐芳 翟佳
接待人:博雅企业秘书 被接待单位:境外经贸代表团

接待前的准备
一. 准备接待材料 (一) 汇报介绍类材料,如工作汇报材料、情况介绍材

料、经验交流材料、广告宣传材料、文件汇编资料等等。 (二) (三) 词等等。 二. 准备接待礼物 (一) 低值、小额、世界上很多国家对接受礼物的数量 技术类材料,如产品说明书、工艺流程图等等。 礼仪类材料,如欢迎词、欢送词、祝酒词、答谢

和价值有法律规定,因此,赠送给客人的礼物必须符合这些规 定。 (二) 力求体现民族特色和地方特色, 或者体现本组织

的形象,具有纪念意义和象征意义。 (三) 尊重客人的习俗和爱好

三. 预订客房 根据来访者的人数、性别、身份以及对方的要求,预订好住房, 由于对方是境外经贸代表团,可将住房平面图交给对方,由其自行安 排,又由于对方只是进行 5 天左右的短期来访,若费用自理,我方可

以根据对方的具体要求订好房间。 四. 准备宴席 如果接待活动中有宴请,要事先根据接待规格和人数,确定宴席 的标准、地点和席数。一般的接待活动,也应安排好客人的膳食。 五. 安排交通工具 外宾接待一般安排礼宾轿车, 外宾接待人数较多的可安排中型客 车或大型客车。对所配备的车辆应进行安全检查,对司机进行安全行 车和外事纪律的教育。 六. 布置安全侍卫工作 同安全保卫部门联系,做好警卫工作 七. 选派陪同人员和翻译 翻译和陪同人员应该在政治上可靠,业务上过硬。 八. 接待工作的环境准备 要有健康的自然环境,舒适的会议室、办公室、接待室;适宜的 人文环境,接待时注意彰显组织文化,给外宾留下深刻映象。 九. 接待工作的物质准备

秘书对接待来宾过程中所需设施、物资的准备、调配,每一样、 每一项的每个细节都必须具体落实,不能有半点疏忽。 十. 接待工作的心理准备 秘书人员接待礼仪的基本要素是“诚心” ,待人接物应该热情开 朗、温存有礼、和蔼可亲,举止大方灵活。 十一.接待的经费问题

应该对接待经费的来源和支出做具体的说明,要全面、细致、合 理。并提供发票,便于报销。

迎接来访人
根据来访者的身份、 地位及对方的来访意图和双方的关系确定迎 接规格,由于来访者是境外经贸代表团,他们是本着交流、学习的目 的来访,我公司应确立高规格迎接来访者。 迎接准备 一. 了解来访者抵达的时间 秘书人员在迎接前应了解来访者抵达的具体时间以及所乘的交 通工具,以便通知迎接人员提前到达迎接现场。 二. 掌握内部迎接人员的情况 要即使掌握迎接人员的名单和身份、职务,以便准备向来访者介 绍。 三. 准备迎接时的有关工具 如接站牌、 鲜花、 便携式扩音机、 摄像机、 照相机以及交通工具。 四. 做好现场布置 秘书人员事先要布置安全保卫工作,并与新闻单位联系,准备采 访和发布新闻消息。

迎接
客人到达时,迎接人员应迎上前去自我介绍,并主动同客人握手 以示欢迎。 (鲜花花束要整齐,鲜艳,尊重对方的风俗习惯,献花者 最好是少年)

陪车
陪车应注意乘车次序,翻译或者秘书坐在司机旁的位置,车前挂 有双方的国旗。

送客
一. 了解来访者离开的准确时间 事先了解对方离开的准确时间,提前到达来访者住宿的宾馆,陪 同来宾一同前往机场、车站或码头;亦可直接前往机场、车站或码头 来直接等候来宾,与来宾道别。在来宾临上飞机、火车或轮船之前, 送行人员应按顺序同来宾一一握手道别。 二. 组织人员在大门口列队欢送 工作人员姿势要端正、态度要和蔼、气氛要热烈。

附件:来访者名单、来访的起因和背景、来访者的基本情况和来 访的目的、意图。


更多相关文章:

非常超级学习网 fccjxxw.com

copyright ©right 2010-2021。
非常超级学习网内容来自网络,如有侵犯请联系客服。zhit325@126.com|网站地图